崔彬先，高级工程师，注册监理工程师，任职于青岛东方监理有限公司。该论文发表于2019年4月《建设监理》杂志。 

关于监理公司如何开好内部总监例会的探讨

崔彬先  

（青岛东方监理有限公司，山东省青岛市266000）

摘要：简述监理公司内部总监例会的必要性，明确开好内部总监例会的组织方式，确定好会议内容，科学组织，注重实效，并要体现过程中监理服务的劳动成果，做好会议成果的落实，将内部总监例会变成促进公司、项目之间提升管理的中间纽带，为公司的运营发展及品牌建设提供可借鉴的依据。

关键词：总监例会、管理、发展、品牌建设

工程监理制度自1988年开始到现在，经历了准备阶段、试点阶段、稳步发展阶段、全面发展阶段，在我国建设领域的健康、稳定发展中起到了很好的主体管控作用，实行工程监理制度30年，积累了丰富的经验；当前监理行业的市场化竞争十分激烈，也暴露了一些行业管理上的问题。面对当前复杂的经济形式，以及国家对房地产行业“房住不炒”的调控，房地产行业下行，监理行业作为其中的一项产业链条也受到了影响，加之国家对监理行业的改革等一些政策的出台（如：《国务院办公厅关于促进建筑业持续健康发展的意见》中提出了加快推行工程总承包、培育全过程工程咨询的组织模式；住建部办公厅“关于调整工程监理企业甲级资质标准注册人员指标的通知”、多地发文明确部分社会投资工程不再强制要求监理等等），监理行业未来如何发展，是全国各监理企业共同面对的现实问题，各家监理公司都在思考和探索，如何确保各公司在未来的行业中能够独善其身、立于不败之地，各监理公司都在不断的努力，在发展的道路上也都采取各种措施，如完善自身的管理，建设学习型企业，业务链延伸向全过程工程咨询方面发展，强强联合、做品牌企业等等。企业在行业发展中如何“走下去”是一个很大、很值得探索的问题，在这里不再多言。本人作为监理行业一员，对公司在管理中组织召开的内部总监例会（或内部管理工作会议）进行一下简单的探讨。

作为任何一家中、大型监理企业，都会每月或定期的召开内部的总监例会（或中层领导会议），个别小的监理企业或不规范的监理公司可能会缺乏此方面的管理模式。定期的内部总监例会对公司的管理是很有必要的，通过内部总监例会公司会了解和掌握项目的运营情况，对存在的问题应该采取哪些针对性的措施去解决，这对公司的管理是一个重要的手段。如何开好一个内部总监例会，使其成为一个高效、富有成效的会议，本人认为可以在以下方面进行控制：

1、明确好会议的组织方式

会议的形式、时间、参加人员。一个公司会有很多的项目，分散的地域也较广，所有项目都回公司参加会议也存在一定的困难，如较远项目回公司，路途时间较长，项目上也会有较多的事情需要处理（如项目上存在主管部门检查、验收、建设方的一些会议等等导致拖不开身），会导致项目总监不能及时参会而请假，这样就会导致此项目对公司内部总监例会的要求不能及时了解和掌握。针对此种情况可以考虑“互联网+”的会议模式，即公司附近的项目可以回公司参会，外地较远的项目可以是参加视频会议，特殊情况下视频会议也不能参加的可以采取项目视频会议回放的方式进行了解。同时对于设有分公司项目的管理也可纳入总公司的会议管理，总公司对分公司的管理不是简单的分公司向总公司交个利润，年终听一下汇报，而是对分公司的过程运营、风险管控也要进行全面了解和掌控，在公司发展的道路上必须注重公司的整体管理和声誉；对此分公司可以通过视频会议的方式参加公司组织的内部总监例会。会议时间可采取1个月1次，针对性的对公司和项目一个月以来出现的问题、主管部门的要求、行业动向进行研究和要求，建议可以选择月末的周五下午进行，这个时间一般能够满足多数项目的时间安排。参加会议的人员以公司领导、分管领导、机关部室负责人、分公司负责人、项目总监（总代）为主，参会人员要尽量统一穿着工装，体现公司的文化涵养，给人以规范化、标准化、积极向上的风貌。一个安静的会场环境对会议的效果影响是很重要的，参会者要注意会议纪律，认真倾听汇报人的讲话，不要在下边“窃窃私语”开小会，同时开会期间要将手机设为静音或振动以免影响他人，否则就是对会议的不重视、不尊重他人的表现，缺乏个人的职业素质。

2、确定好会议内容，科学组织，注重实效

会议的内容，主要是针对项目运营方面存在的一些好的、较差（或较典型）的、有一定代表性和警示作用的问题进行分享和要求；对上次会议部署和安排的事项落实情况进行点评和要求；对主管部门下发的一些主要的、最新的文件进行简要传达；公司领导对会议总结并做工作要求等。各项目事先将汇报材料进行总结和整理（包括上月内部总监例会要求内容、本月公司过程中部署的工作落实情况的反馈，），以PPT的形式制作好提前3天发送给分管副总，由分管副总对其内容进行审查，分管副总抽出半天时间进行查看和了解，此做法也弥补了分管领导平时忙没能及时掌握下属项目运行情况的缺陷和不足。作为公司的标准化管理，建议项目汇报PPT统一格式，除首页的项目效果图及项目项目简介外，后面的安全、质量、进度及其他方面的问题，都统一版面（如蓝地白字、或白底黑字等），版面要简洁大方，避免开会时各项目PPT格式、背景五花八门，导致开会时一些字段看不清等问题，影响会议效果。对于项目较多的公司，开会时也不用全部项目都做汇报，对汇报的内容可以由分管副总进行甄选，对好的、坏的、对公司运营能够有警示作用的项目可以重点汇报和分享（对于较差项目的分享要注重方式方法，对较差项目的问题及后续的预防措施进行分享和要求，批评的话语不能过多，要帮扶项目改进，不要一味指责和打压项目人员的工作积极性，具体的一些事情可在会下单独沟通，即对存在的较差问题要做到“有则改之，无则加勉”的效果），对普通的、普遍的、共性的问题可以由分管领导归纳后简单带过，项目汇报人要将主要的内容汇报出来，不要让公司的内部总监例会变成某个人的项目例会，要尽量压缩会议时间。会议时长尽量控制在1个小时左右，语言要简洁明了，长话短说，否则过长的会议易引发参会者的注意力下降，后半部分的内不易引起参会者的关注，会议效果大大降低等问题。

对上次会议工作的落实情况，可由分管副总（或工程部）对下属项目的执行情况做统一的梳理和点评，点到为止，起到警示和提醒作用即可，不必每个项目都单独进行汇报，参会的每个人事情都很多，时间都很宝贵，所以开会也得讲究效率，不要占用过多时间。

在对主管部门的文件传达上，由传达人提前对本月文件进行审阅，可对本月主管部门下发的文件标题进行宣读、提醒，对重要文件的主要内容、关键要求进行传达，不必通篇宣读，否则文件内容过多也会导致参会者注意力不集中，出现听觉疲劳不被重视（特别是一些岁数较大的总监、总代），具体文件可以采取在日常工作中及时通知下发、会后统一下发等方式，由各项目组织学习；在互联网经济的今天，通过公司微信群、电子邮件、短信通知、钉钉系统、公司内部信息化平台等渠道，这种工作信息传达显得十分通畅与便利，信息沟通已经没有时间的阻碍，所以对这类工作文件内容做到及时的上传下达即可，对下发的通知文件要求由各项目及时的进行传达、学习并将情况进行反馈。通过此种方式也能达到事半功倍的效果。

会议上对主管部门组织的安全、质量及其他方面的检查可进行重点部署，对检查的重点内容、检查的侧重点、注意事项、行业动态等信息要及时传达和分享，这些内容对各项目在运营过程中有着很好的指引与管控作用，做到避免出错、规避风险、少走弯路，对各项目的日常监理业务开展有着重要的指导意义。

最后由公司领导进行总结性发言，站在公司层面、结合现状提出相关工作要求，引领公司各项目合法、合规、适应市场需求的方向开展监理工作，做好自身的监理业务，切实提高公司的整体管理水平，为公司的品牌建设及声誉添砖加瓦。

3、会议中体现监理服务的劳动成果

做工程经常提及“优质优价”的话题，不论什么样的工程最终都是要核算效益的。监理是建设领域的一个咨询服务行业，为业主做好监理服务，做好本职工作是一个合格监理人份内的工作，但付出的监理服务也是要讲究劳动成果的，关于监理费的收取也应在过程中的公司内部总监例会上及时的体现。监理公司是企业，做业务就要有营收，一个好的总监应该是懂法律、懂技术、懂管理、懂经济的复合型人才，只知干活不管监理费收取也是职责不到，或是对合同不了解。一个公司会有很多的项目，公司领导对各项目监理费收取都比较关心，但又不可能对每个项目的合同收取节点都了解，所以作为项目总监就应该对达到节点的监理费进行汇报和体现，包含项目拖期对公司带来的风险，这些信息都得让公司领导能够及时掌握，为公司的运营把好方向。

4、注重会议成果的落实

会议的成果最终需要抓落实，否则开会就失去了作用。作为参会的人员要有记录本，不能是“两手空空”的去开会，会议的内容涉及面比较多，如果不做认真的记录，定会在会后遗漏很多事项，对开会的成果落实就会大大折扣，所以每位参会者都应自觉做好会议记录，并做到在项目上能及时传达和落实，这也体现了一个中层管理者的工作态度与职业素养；同时公司也要及时将此次内部总监例会的内容进行归纳和整理，以书面文件下发至各项目，督促各项目按照会议要求进行落实，公司可以安排机关职能部门（如工程部）随机到项目进行抽查和帮扶，特别是在安全生产责任承诺制、质量终身制的今天，在涉及公司发展的一些安全、质量底线与原则问题上，必须当做重点内容进行控制。本人之前在某家公司的会议室里看到这样一句话“开会+不落实=0，布置工作+不检查=0，抓住不落实的事+追究不落实的人=落实”，个人认为此话语很有借鉴价值。

 5、结语

监理公司内部总监例会是一个公司在项目管理上的一个重要的信息共享工作平台，会上有很多好的借鉴内容，开好一个内部总监例会，对各项目的监理工作开展有着极好的指导意义，同样通过此会议实现了公司对一线项目的全面管控，特别是在品牌建设上，公司需要这种承上启下的中间纽带进行管理，在当前的市场经济下及建设领域“放、管、服”不断改革的今天，开好总监例会是十分必要的，公司、项目之间的管理必须有机的进行结合，每一个项目都是公司的一片花瓣，片片同心，公司要发展好，必须深耕内部管理，开出高质量的内部总监例会，注重时效，把会议成果落实下去，控制好项目的监理行为及安全、质量底线，提升自身的软实力，与时俱进，紧跟国家改革的步伐，提高管理，让监理人有底气去迎接外界不断变幻的各种挑战，这也都是我们要在内部总监例会上需要研究和完善的管理课题。